Krajowy System e-Faktur - co to jest i kogo obejmuje?
Platforma Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) została uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 roku. Jest to system, w którym podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury o ustalonej strukturze. Zgonie z założeniami, według Ministerstwa Finansów, KSeF ma przynosić szereg korzyści dla przedsiębiorców (małych, średnich i dużych firm).
Deklarowane korzyści stosowania e-faktur KSeF
1. Wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury.
KSeF wprowadza standard e-faktury, co ułatwia jednolite i zrozumiałe przetwarzanie dokumentów finansowych.
2. Skrócony czas oczekiwania na zwrot podatku VAT.
Dzięki KSeF, czas oczekiwania na zwrot podatku VAT może zostać skórcony z 60 do 40 dni, co przyczynia się do szybszej likwidacji formalności podatkowych.
3. Bezpłatne przechowywanie faktur przez 10 lat.
KSeF eliminuje konieczność ponoszenia kosztów związanych z archiwizacją faktur, gwarantując ich bezpłatne przechowywanie przez okres 10 lat.
4. Uproszczone korygowanie faktur i brak konieczności wystawiania duplikatów.
Dzięki KSeF proces korygowania faktur ma zostać uproszczony, a konieczność wystawiania duplikatów faktur zostanie zniesiona. Ma to na celu redukcję biurokracji i związanych z nią kosztów.
5. Zmniejszone ryzyko błędów przy wystawianiu faktur
Użytkowanie KSeF ma zminejszyć ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur, co w założeniu przekłada się na poprawę precyzji i rzetelności dokumentacji finansowej.
Krajowy System e-Faktur stanowi zatem ważny krok w usprawnianiu procesów finansowych i podatkowych dla przedsiębiorców, zachęcając do korzystania z elektronicznych rozwiązań w obszarze fakturacji.
Obligatoryjne stosowanie KSeF już wkrótce!
Począwszy od 1 stycznia 2022 r., podatnicy mają możliwość swobodnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
KSeF działa stabilnie dlatego warto już teraz rozpocząć działania w ramach tego systemu i odpowiednio przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania, które stanie się wymogiem od 1 lipca 2024 r.
Podobne inicjatywy standaryzujące proces wystawiania faktur są wprowadzane w różnych państwach na całym świecie.
Ministerstwo Finansów (MF) i Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) rozpoczynają ogólnokrajowy cykl spotkań online, który ma na celu przedstawienie głównych założeń Krajowego Systemu e-Faktur.
Od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku trwa okres, w którym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. W tym przedziale czasowym każdy przedsiębiorca ma możliwość wystawiania faktur za pomocą KSeF.
Co więcej, ma także swobodę decydowania, czy chce wystawiać faktury w tradycyjnej formie (papierowej lub elektronicznej). Ostateczny wybór, w jaki sposób przedsiębiorca wystawi faktury, pozostaje w gestii podatnika.
Warto zaznaczyć, że obecnie, gdy wystawia się fakturę za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), konieczne jest uzyskanie zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w ramach tego systemu.
Zgoda ta może zostać wyrażona w dowolnej formie. W przypadku braku akceptacji ze strony odbiorcy faktury, sprzedawca może wciąż skorzystać z KSeF, lecz z zastrzeżeniem,
że faktura ustrukturyzowana musi być później przesłana nabywcy w zgodnie z nim ustalony sposób, na przykład drogą mailową w postaci pliku PDF.
"Warto znaleźć partnera biznesowego, który chciałby już teraz przygotowywać się do korzystania z KSeF. Można wspólnie testować działanie systemu, a nawet wystawiać i odbierać faktury poświadczające realne transakcje. To najlepszy sposób na przygotowanie się do wejścia obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lipca." – radzi Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.
Przygotuj się na e-fakturowanie w systemie KSeF!
Ustawa dotycząca obowiązkowego stosowania e-fakturowania w systemie KSeF, która zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, opiera się na wcześniejszym,
ale rozbudowanym i dostosowanym modelu, który był opcjonalny. Przepisy te obejmą czynności, które obecnie wymagają dokumentacji poprzez fakturę zgodnie z obowiązującą ustawą o VAT.
Nowe przepisy będą dotyczyły czynności opodatkowanych podatkiem VAT w Polsce, włączając w to krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) oraz dla organów publicznych (B2G).
Obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie dla podatników wykonujących czynności objętych wymogiem fakturowania zgodnie z polskimi przepisami VAT,
którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (o ile to stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług).
Platforma KSeF będzie również używana do wystawiania faktur korygujących, niezależnie od tego, czy pierwotne faktury były początkowo generowane przy użyciu KSeF, czy też poza tą platformą.
Kogo e-fakturowanie poprzez KSeF nie obejmie
Należy pamiętać e-fakturowanie w sytemie KSeF, nie obejmuje faktur skierowanych do osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C).
Dodatkowo, dla pewnych grup podatników przewidziano opóźnienie terminu obowiązkowego przejścia na e-fakturowanie.
Ma to na celu umożliwienie tym podatnikom dłuższego okresu na dostosowanie się do nowych regulacji i wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Podatnicy zwolnieni z VAT lub ci, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku, zostaną zobligowani do korzystania z e-fakturowania w ramach KSeF od 1 stycznia 2025 roku.
Ważne daty - wdrożenie systemu KSeF
01.01.2022 r. - uruchomienie Platformy KSeF - możliwość dobrowolnego generowania faktur za pomocą systemy KSeF
01.07.2024 r. - obowiązek stosowania e-fakturowania przez płatników VAT dla faktur wystawianych przedsiębiorcom (B2B) lub prganom oublicznym (B2P).
01.01.2025 r. - rozszerzenie obowiązku stosowania systemu e-fakturowania KSeF na wszytskich podatników.
Źródło:
Strona internetowa Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/kto-powinien-juz-dzis-zaczac-testowac-wystawianie-e-faktur
